OVIOO AICasi todo sigue llegando por correo.
Por eso OVIOO se conecta a los buzones que la empresa ya tiene, en vez de pedirle a nadie que los abandone. Lo que cambia no es dónde vive el correo, sino lo que pasa en los segundos siguientes a leerlo.
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Hola, Daniel:
Dos cosas antes de cerrar el calendario: confírmame la franja de entrega del día 12 y ¿me reenvías la lista de requisitos? No encuentro la última versión.
Gracias, Adrián
Lo básico es aburrido a propósito.
Todo lo demás que hace OVIOO no valdría nada si el correo de debajo fallara.
Antes que nada, un cliente de correo serio
Una bandeja con todos los buzones conectados, conversaciones de verdad, borradores, archivo, spam y las carpetas del propio proveedor. Los envíos esperan unos segundos por si quieres echarte atrás. Quien haya usado Outlook se maneja en cinco minutos.
Las carpetas son funciones, no nombres de servidor
Enviados, Borradores, Archivo, Spam y Papelera se juntan de todas las cuentas, así que un «Enviados» viejo va con un «Sent» nuevo sin abrir una segunda columna. Las carpetas se crean, se renombran y se borran en el propio servidor.
Direcciones compartidas, permisos por persona
Las direcciones con las que de verdad funciona una empresa —projects@, finance@, info@— junto a las personales. El dueño conecta el buzón y le da a cada compañero permiso para leer o para enviar; nadie ve una bandeja que no le hayan dado.
Se ve cómo está cada buzón
Cada buzón dice qué está haciendo: indexando todavía, con su porcentaje; hay que reconectarlo; error de sincronización, con el motivo. Un buzón atascado lo dice, en vez de irse quedando viejo en silencio.
Tres formas de entrar, un solo espacio de trabajo.
No se migra nada, no se redirige nada, y si lo dejas, el correo se queda tal cual estaba.
Microsoft 365 y Outlook
Por la propia API de Microsoft, con las invitaciones de calendario que puedes contestar desde el mensaje.
Google Workspace y Gmail
Por la API de Gmail, leyendo etiquetas y conversaciones tal y como las entiende Google.
Cualquier servidor IMAP y SMTP
Servidor, puerto y TLS, probando la conexión antes de guardarla. Los proveedores raros también entran.
Las credenciales van cifradas, y OVIOO abre un buzón con un permiso de corta duración en vez de tener una contraseña a la vista. Un buzón pertenece a un solo espacio de trabajo, y al moverlo se lleva su índice en lugar de releer el servidor entero.
Qué pasa una vez leído.
Aquí está la clave. Un mensaje deja de ser una línea en una lista y pasa a ser parte del trabajo.
Se une a su trabajo
Un mensaje con número de referencia se engancha sin margen de error. Sin escribir reglas y sin elegir carpeta.
Se convierte en tarea
Una petición metida en el texto se propone como tarea con responsable y fecha, y tú la aceptas o la descartas.
Se convierte en dinero
Una factura o proforma adjunta se convierte en un pago pendiente del trabajo correcto, con importe, moneda y vencimiento.
Se archiva solo
Los adjuntos caen en su trabajo y en la estantería que les toca en Documentos, guardando la versión que se envió de verdad.
Nada de esto pasa a escondidas. Todo lo que se interpreta, en vez de coincidir sin más, espera en una pantalla de revisión con la frase de la que salió. Y OVIOO no puede enviar, borrar ni reenviar nada en tu nombre.
Responde con lo que ya enviaste.
Cuando un proveedor vuelve a pedirte la lista de requisitos, la ventana de respuesta ya sabe qué archivo le mandaste y cuándo. Lo adjuntas con un clic y el trabajo se apunta el reenvío.
La misma ventana sabe la referencia, así que la respuesta se queda en el trabajo sin que nadie copie un número en el asunto. Las firmas van por buzón y por persona, y se pueden fijar desde arriba si la empresa las quiere iguales.
Hola, Adrián:
La franja de entrega queda confirmada a las 16:30 del día 12. Castellane SA está en obra desde las 15:00.
Te adjunto la última lista de requisitos: es la del 18 de agosto, ya con los dos cambios de especificación.
- Las preguntas de Adrián — esta mañana
- Confirmación de Castellane — en obra a las 15:00
- Requirements_FINAL.xlsx — enviado el 18 ago
- Confirmar la franja de entrega — hecho
- · Solo borradores: el Enviar lo das tú.
- · Solo usa el contexto de la referencia si tiene permiso.
- · Cada dato del borrador enlaza con su origen.
El historial se busca desde el primer día.
Indexar y analizar no son lo mismo, y confundirlos es como otras herramientas acaban pasándote una factura sorpresa.
Indexado: todo
Todos los mensajes de un buzón conectado se indexan y se pueden buscar al momento: cabeceras, conversaciones, adjuntos y códigos. Eso no cuesta nada y no se raciona nunca.
Analizado: lo que tú decidas
Cada buzón tiene una fecha desde la que OVIOO lee. Lo anterior se lee cuando hace falta: al abrir la conversación, o cuando ese contexto le vendría bien a un trabajo en marcha y tú das el visto bueno.
Qué significa de verdad conectar un buzón
La pregunta que hay detrás de cualquier producto de correo: qué cambia de nuestro lado y qué pasa si lo dejamos.
No se migra nada y no se redirige nada
Los MX no se tocan, las direcciones no cambian y el correo no se reenvía a ninguna parte. OVIOO se conecta a Microsoft 365, Google Workspace o cualquier servidor IMAP y lee en paralelo. Quien prefiera Outlook, que siga con Outlook.
Si te vas, te llevas el correo
Como no se movió nada, desconectarlo deja cada buzón tal cual estaba, con las mismas carpetas y el mismo historial. Es a propósito, no una casualidad: un producto que te tiene el correo secuestrado no merece que se lo conectes.
Buzones compartidos sin contraseña compartida
orders@, projects@ y finance@ se abren junto a las direcciones personales en la misma ventana, con permisos por persona. Quien puede leer el correo de operaciones no lee por eso el de finanzas, y todos los permisos están a la vista en un sitio y se pueden quitar.
Enviar lo hace siempre una persona
Te puede dejar el borrador escrito, con el contexto del que ha salido al lado, pero no sale nada hasta que alguien le da a enviar. No hay respuestas automáticas, ni secuencias programadas, ni reglas que le contesten a un cliente.
Las contraseñas van cifradas y caducan
Las credenciales de buzón se guardan cifradas. Las sesiones del conector valen para un solo espacio de trabajo, caducan y nunca se escriben en disco: una clave metida dentro de la aplicación sería una clave compartida por todos los clientes.
El límite, dicho claro
El IMAP y el SMTP normales necesitan un conector en marcha para sincronizar y enviar. Va dentro de la aplicación de escritorio, así que el correo se mueve mientras alguien tenga OVIOO abierto, y un envío en cola espera a la próxima vez que alguien lo abra. Microsoft y Google son API por HTTPS y esto no les afecta.
Dudas razonables
Puede, y no hace falta. OVIOO es un cliente de correo completo —leer, responder, adjuntar, buscar, deshacer el envío— pero se conecta en vez de migrar, así que un equipo se puede pasar de uno en uno, o no pasarse nunca. Lo importante es que el correo llegue al trabajo igualmente.
Con Microsoft 365 y Google Workspace es una conexión OAuth. Con un IMAP normal, un servidor, un puerto y una contraseña. No hay que tocar los MX, ni verificar dominios, ni aprobar ningún enrutamiento de correo.
Los adjuntos se guardan y se archivan en el trabajo por el que llegaron. El texto de los mensajes se conserva durante un plazo que puedes ver, y los cuerpos más antiguos se van limpiando mientras el mensaje sigue indexado y buscable. Así el almacenamiento no crece sin freno y el registro no desaparece.
No. No borra, archiva ni mueve mensajes en tu buzón por su cuenta, y lo que borra algo dentro del producto pasa antes por un plazo de treinta días en vez de desaparecer.
Quédate con tus direcciones. Cambia lo que pasa después.
Conecta un buzón y mira cómo una semana de correo real se convierte en trabajo que puedes encargar a alguien.