OVIOO AIEl pedido está bien. Los cuarenta correos sobre él, no.
Un pedido vive en un sistema que sabe cantidades y precios, y muy lejos de los correos que deciden si sale: el proveedor confirmando una fecha, el cliente cambiando la dirección, la reclamación del palé roto. OVIOO mantiene esos correos en el pedido, para que la incidencia se encuentre igual de fácil que el pedido.
- Adrián Soler09:41Confirmación de entrega
- Castellane SA08:52Proforma — despliegue de Halden
- Ingrid HalvorsenAyerRequisitos — 2 cambios
- Castellane SAlunCalendario de entrega recibido
- Confirmar la franja de entregaDMHoy
- Reenviar la lista de requisitos a VantageDMHoy
- Contrato firmado de HaldenDMEn espera
- Recordar el último pagoCOvie
- IHIngrid HalvorsenResponsable del proyecto
- ASAdrián SolerProveedor · entrega
- CSCastellane SASubcontrata
Lo que deja de hacer atención al cliente
Leerse la conversación antes de contestar
Todos los mensajes de un pedido —del cliente, del proveedor, del transportista— están en el pedido, entren por el buzón que entren. El «¿dónde está mi pedido?» se contesta desde una pantalla.
Perder la incidencia en un buzón compartido
Los envíos incompletos, las roturas y las reclamaciones se convierten en tareas del pedido que las provocó, con responsable y fecha. Esperar a un proveedor es un estado que se ve, no un correo sin contestar.
Discutir el precio que se presupuestó
Presupuestos, confirmaciones y tarifas son documentos del registro, con la versión que recibió cada cliente y la fecha en que salió. Nadie tiene que tirar de memoria.
Cuadrar a mano las facturas de proveedor
Las facturas que llegan por correo se convierten en pagos pendientes del pedido, se miran por duplicados y por cambios de cuenta, y se mandan a aprobar antes de pagar nada.
Un pedido, de la consulta al cobro
La dirección lee el puesto, no una reunión
Qué pedidos están atascados y en manos de quién, cuánto queda pendiente y dónde está la carga: leído de los propios pedidos, con departamentos y permisos que se parecen a cómo está montado el negocio.
Se define una vez en el perfil de la empresa y lo adopta cada pantalla, cada botón y cada ventana.
Lo que sustituye en atención al cliente
Tu sistema de pedidos se queda. Lo que cambia es dónde viven los correos de cada pedido.
Dudas razonables
No. El stock, los precios, la preparación y el propio pedido se quedan donde están. Esto guarda la capa de las incidencias: los correos, las confirmaciones, los cambios y las reclamaciones que deciden si un pedido sale de verdad, y que ahora viven en un buzón.
Sin existencias, sin ubicaciones de almacén y sin reposición. No es un SGA y no lo pretende.
Sí: coge tus códigos en vez de inventarse los suyos, y un pedido puede llevar a la vez el tuyo, el del cliente y la referencia del proveedor. El proveedor que solo cita el suyo acaba igualmente en el pedido correcto.
Precisamente por el volumen hay tres filtros delante del modelo: primero los gratis, luego un triaje barato y la lectura completa solo para lo que trae trabajo. Casi nada de un buzón cargado es trabajo, y casi nada llega al paso caro.
Míralo con tu trabajo de verdad.
Conecta un buzón compartido y mira cómo se ordena sola una semana de verdad. Catorce días, sin tarjeta.