OVIOO AICada factura llega sabiendo de qué va.
Las proformas y las facturas son correo antes que contabilidad. En finanzas es donde el desajuste entre lo que acordó operaciones y lo que paga la empresa se convierte en pérdidas de verdad.
Cómo se hace hoy
- El «¿de qué trabajo es esta factura?» que se contesta preguntando a tres personas.
- El mismo documento de un proveedor pagado dos veces, y te enteras por el extracto.
- Los vencimientos en una hoja de cálculo que no ve nadie más.
Una mañana en el buzón de finanzas
Una factura de proveedor, desde el adjunto con el que llega hasta el pago en que acaba.
- 08:30
Llega una proforma como adjunto
Como casi todo lo que recibe finanzas, primero es correo y luego contabilidad. Lleva referencia, así que está en el trabajo que la generó antes de que nadie la abra.
- 08:31
Se lee el documento y los campos salen a su lado
Proveedor, importe, moneda, impuestos, número de documento, fecha de emisión y vencimiento, sacados y puestos junto al archivo original, no en su lugar. Estás revisando una lectura, no fiándote de ella.
- 08:32
Se pilla el duplicado antes de que sea un pago
Mismo número de documento del mismo proveedor, o mismo importe y vencimiento, o el mismo archivo byte a byte: se marca y se te enseña la fila anterior. La comprobación se repite al preparar una remesa, porque es entonces cuando suele aparecer la segunda copia.
- 08:33
Una cuenta bancaria distinta para la línea
Un IBAN que este proveedor no había usado nunca se marca, y el pago se bloquea hasta que alguien lo confirme. Ese es el fraude de la factura de toda la vida, y lo pilla el sistema en vez de depender de que alguien esté fino un viernes de locos.
- 09:15
La aprobación va a quien de verdad tiene el límite
Si pasa de tu umbral, va a quien aprueba en ese departamento, y la petición y la decisión quedan apuntadas. Si no pasa, no va: los límites que ya tienes sobre el papel son los que aplica el programa.
- 16:00
La remesa saca lo que pide el banco
Qué se aprobó, en qué moneda y cuándo vence. Lo pagado se casa con la deuda y se queda enganchado al trabajo que la generó, así que lo que costó de verdad un trabajo se lee sin tener que reconstruirlo a fin de mes.
Qué cambia
Los documentos se vuelven pagos del trabajo correcto
Proveedor, importe, moneda, impuestos, emisión y vencimiento salen del propio documento, y el archivo se queda como prueba. Manda cualquier cosa del correo a finanzas y revisa los campos junto al original.
Los duplicados se pillan antes de pagar
Mismo número de documento del mismo proveedor, mismo importe y vencimiento, o el mismo archivo byte a byte: se marca enseñándote la fila anterior, y se vuelve a avisar al preparar una remesa.
Una cuenta bancaria distinta es una alarma
Un IBAN que ese proveedor no había usado nunca se marca y bloquea el pago hasta que alguien lo confirme. Ese es el fraude de la factura, pillado por el sistema y no por suerte.
La aprobación sigue los límites de la casa
Todo lo que pase de un umbral va a quien aprueba en ese departamento, con la petición y la decisión apuntadas. Y las remesas sacan lo que pide el banco.
Lo que sustituye
En finanzas, el desajuste entre lo que acordó operaciones y lo que paga la empresa se convierte en dinero contante.
De la proforma al pago
El detalle que lo decide
Lo que un responsable financiero necesita que sea cierto antes de fiarse de nada de esto.
El documento es la prueba, siempre
Lo que se extrae no sustituye nunca al archivo. El PDF original se queda enganchado al pago y al trabajo, y cada campo sacado se enseña al lado para revisarlo. Cuando la lectura no está clara, lo dice, en vez de meter una cifra con toda la seguridad del mundo.
Dos direcciones, un vocabulario
Un pago pendiente es lo que debes; un cobro pendiente es lo que te deben; un pago es dinero que se ha movido. Lo que queda va por un lado y lo liquidado por otro, así que una factura pagada a medias es un estado de verdad y no un redondeo.
La moneda no se aplasta
Los importes se quedan en la moneda en que se emitieron, y los totales salen por moneda en vez de convertirse a escondidas a un cambio que no ha elegido nadie. Si compras en tres monedas verás tres totales, que es la respuesta honesta.
La aprobación se aplica, no se sugiere
Los umbrales viven en la estructura de la empresa, no en una nota. Por encima de uno, el pago no sale sin quien lo aprueba, y después la petición, el aprobador y la hora quedan apuntados. Los permisos sobre el dinero se los reserva el dueño y los concede a un administrador de uno en uno.
Lo que no hace
No es un libro de contabilidad y no presenta tus cuentas. No hay partida doble, ni modelos de IVA, ni conciliación de movimientos bancarios. Se ocupa del tramo anterior a la gestoría —el documento que llega, se entiende, se comprueba, se aprueba y se paga— y guarda la prueba que te va a pedir tu asesor.
Dudas razonables
No, ni lo intenta. Tu contabilidad sigue siendo tuya. OVIOO cubre el tramo que normalmente ocurre entre una bandeja de entrada y una hoja de cálculo: el documento que llega, se lee, se asocia a un trabajo, se comprueba por duplicados y por fraude, se aprueba y se sigue hasta el pago, guardando la prueba de todo.
Lo bastante bien como para ahorrarte el tecleo, no como para fiarte sin mirar. Por eso los campos salen siempre junto al original y por eso una lectura dudosa lo dice. Nada se convierte en un pago pendiente sin que alguien lo confirme.
Pues alguien lo confirma una vez y el pago sigue. La comprobación no es una negativa, es un alto: lo que se busca es que a una cuenta nueva no se le pueda pagar en silencio en mitad de una remesa, que es exactamente como funciona el fraude.
Solo si se lo das. Los permisos de finanzas van aparte, y el dinero de un trabajo puede verlo o no quien lo lleva, según tu estructura. Los permisos que se reserva el dueño —facturación, gasto en IA, altas— no se los puede coger un administrador: se los concede el dueño, de uno en uno.
Míralo alrededor de tu propio buzón.
Conecta el correo que ya tienes y mira aparecer la estructura. La prueba cubre a toda la organización.