OVIOO AIUn sitio por trabajo. Se encuentra por su número.
Una referencia es un proyecto, un pedido, un expediente, una reserva: como llame tu empresa a su unidad de trabajo. Cada correo, tarea, documento, contacto y pago que la toca vive en ella, y lo que los coloca ahí es el número que lleva el correo.
- Adrián Soler09:41Confirmación de entrega
- Castellane SA08:52Proforma — despliegue de Halden
- Ingrid HalvorsenAyerRequisitos — 2 cambios
- Castellane SAlunCalendario de entrega recibido
- Confirmar la franja de entregaDMHoy
- Reenviar la lista de requisitos a VantageDMHoy
- Contrato firmado de HaldenDMEn espera
- Recordar el último pagoCOvie
- IHIngrid HalvorsenResponsable del proyecto
- ASAdrián SolerProveedor · entrega
- CSCastellane SASubcontrata
Cuatro estados, y qué quiere decir cada uno.
Las Referencias son el producto, no un extra que se vende aparte: están en todos los planes. Y su ciclo de vida es corto a propósito.
OVIOO ha leído una conversación y cree que es un trabajo. Se queda en Propuesta con los correos que ha encontrado, hasta que alguien diga «esto va en serio». Las propuestas que nadie confirma caducan solas.
Confirmada. El correo con su código se engancha aquí solo, y encima se van acumulando tareas, documentos, contactos y notas. «Activas» enseña las que tienen algo abierto.
Terminada. Se sigue buscando, sigue respondiendo preguntas y sigue enganchando el correo que llega tarde. Si el cliente vuelve a escribir, se reabre con un clic.
Quitada de en medio. No se borra nada: Restaurar la devuelve tal cual estaba.
Primero lo exacto. La IA solo si hay dudas.
La decisión de diseño más importante de OVIOO es la menos vistosa.
El código es el vínculo
Una referencia lleva tantos códigos como tenga el trabajo: tu número, el pedido del cliente, la referencia del proveedor. Cualquier correo que lleve uno se engancha por búsqueda indexada: sin IA, sin probabilidad y sin equivocarse. Los códigos tienen que llevar algún dígito, así que una palabra corriente nunca coincide.
IA solo donde falta el código
Si un mensaje no lleva código, OVIOO propone el enganche por la conversación, el remitente y las fechas, y te enseña por qué. Lo confirmas en Revisión o cambias la etiqueta del correo. Confirmar no le enseña nada en secreto: simplemente queda registrado.
Dividir y juntar, sin perder un mensaje
«Dividir en otra referencia» se lleva los correos y las tareas que elijas a un trabajo nuevo. «Juntar con otra referencia» mete una dentro de otra y conserva los dos historiales. Las dos se pueden deshacer durante 72 horas.
La lista, como la lee operaciones.
La pantalla de Referencias abre en Activas —las que tienen algo abierto— y cuenta el resto arriba: total, activas, propuestas, en espera, cerradas y archivadas. Filtra por nombre, código o número, y ordena por última actividad, más correo, tareas abiertas o nombre. Desde cualquier buzón, «Referencias en este buzón» enseña solo aquello en lo que anda metida esa dirección.
Cambia la palabra. Si en tu empresa se dice Proyectos, Expedientes, Pedidos o Grupos, la pantalla lo dice también: títulos, botones y la ventana de «Nuevo» incluidos. Eso es terminología, y se define una vez en el perfil de la empresa.
- 742615Halden & Co12 correos · 4 abiertasActivo
- 742580Riverside GroupActivo
- 742691Castellane SAEn espera
- 742450Novak SystemsTerminada
Por dentro de una referencia.
Todo lo del trabajo, en el trabajo. Nada tecleado dos veces.
Correo
Todos los mensajes que llevaban su código o se engancharon a ella, de todos los buzones, en una sola lista. Responde desde aquí y la respuesta se engancha sola.
Tareas
«Qué tiene que pasar», con responsable y fecha. Las tareas que propone el correo esperan confirmación; las confirmadas salen en Mi trabajo y en el Calendario.
Documentos y archivos
Adjuntos recibidos, documentos hechos con plantillas y archivos de la unidad de la empresa, con la versión exacta que se le envió a cada contacto.
Historial y notas
Quién cambió qué y cuándo; el «¿qué acordamos aquí?» guardado junto al mensaje; y la pestaña Externo cuando hay portal de cliente.
Cómo se comporta una referencia
Las reglas que hay debajo de la idea: lo que decide si aguanta una semana de verdad.
Engancha buscando, no adivinando
Si un mensaje lleva una referencia, el enganche es una búsqueda indexada sobre el número: sin modelo, sin probabilidad, sin equivocarse y sin coste. Un código tiene que llevar algún dígito, que es lo que impide que una palabra cualquiera del asunto se enganche a un trabajo. A la IA solo se le pregunta cuando no hay número, y entonces propone en vez de decidir.
Varios códigos, un solo trabajo
Un trabajo lleva a la vez tu referencia, el pedido del cliente y el número del proveedor. El proveedor que solo cita el suyo acaba igualmente en el trabajo correcto, y nunca tienes que enseñarle el tuyo.
La palabra la pones tú
Defines una vez en el perfil de la empresa cómo se llama una referencia —Proyecto, Expediente, Obra, Pedido, Reserva, Asunto— y lo adoptan todas las pantallas, botones y ventanas, con los campos y estados que la acompañan. Esto es configurar, no un desarrollo a medida.
Estados que describen la vida real
Propuesta, activa, en espera, cerrada, archivada. La espera es un estado como los demás, con la fecha en que empezó, porque «los que van tarde son ellos, no nosotros» es algo que operaciones necesita poder enseñar en vez de discutir.
Juntar y dividir son decisiones tuyas
Dos referencias que resultan ser el mismo trabajo se juntan dejando constancia de qué venía de dónde. Nada se junta solo por parecerse y nada se engancha en secreto: juntar mal cuesta más que no juntar.
Dura más que la gente que la lleva
Un compañero de vacaciones, alguien que entró la semana pasada, un cliente que pregunta por el año pasado: el registro es el mismo y responde. De eso va precisamente enganchar las cosas al trabajo y no al buzón de una persona.
Dudas razonables
Llega igual, se puede buscar y se coloca en un trabajo con un clic. OVIOO además propone el enganche por el remitente, la empresa y la conversación, como propuesta en la pantalla de revisión y explicando por qué lo cree. Nada se engancha sin que alguien lo acepte.
Sí, y además conviene. OVIOO coge tus códigos en vez de inventarse los suyos, así que no hay que cambiar nada en presupuestos, facturas ni correos. Solo necesita saber cómo son.
Nada forzado. Boletines, avisos y correos sueltos siguen siendo correo normal: se leen, se buscan y no se convierten en un registro. La estructura es para lo que trae trabajo.
El historial se indexa y se puede buscar en cuanto conectas un buzón. Lo que se lee a fondo tiene un tope: cada buzón tiene una fecha desde la que se analiza, así que el correo más viejo está disponible cuando alguien abre la conversación, y no se procesa en bloque a tu costa.
Míralo alrededor de tu propio buzón.
Conecta el correo que ya tienes y mira aparecer la estructura. La prueba cubre a toda la organización.