OVIOO AICliente
Halden & Co
Ingrid Halvorsen · responsable del proyecto
Un solo sistema, con seis capas.
OVIOO no es un puñado de aplicaciones que comparten contraseña. La información entra por arriba y cada capa añade algo que la de encima no podía hacer sola. Esto es todo, por orden.
Aquí entra la información
- 01Por dónde entra la informaciónEl correo de la empresa, conectado y no sustituido.
- 02Lo que sujeta el trabajoUna Referencia es el trabajo, y todo lo suyo se le engancha.
- 03Lo que lo entiendeEl contexto que la empresa ya tiene, convertido en respuestas.
- 04Lo que la gente hace con elloLas herramientas que necesita un equipo, todas cargando con el trabajo del que salen.
- 05Desde donde se dirige la empresaUn segundo espacio de trabajo, para dirigir en vez de ejecutar.
- 06Lo que sale fueraEl espacio de trabajo, estirado hasta la gente para la que trabajas.
La empresa actúa sobre ella
01
Por dónde entra la información
El correo de la empresa, conectado y no sustituido.
Microsoft 365, Google Workspace y cualquier servidor IMAP; direcciones personales y compartidas juntas, con permisos por persona. Los adjuntos llegan con su mensaje y las invitaciones de calendario se contestan desde ahí. No se migra nada y no se redirige nada.
- Una bandeja con todos los buzones
- Conversaciones, carpetas, borradores y deshacer el envío
- Permisos buzón por buzón
- Buscar en el correo, el trabajo y los registros
02
Lo que sujeta el trabajo
Una Referencia es el trabajo, y todo lo suyo se le engancha.
Mensajes, personas, archivos, documentos, tareas, fechas, proveedores y dinero. Un mensaje que lleva el número del trabajo se une por búsqueda indexada, así que el caso normal no hay ni que interpretarlo. Alrededor está el directorio: las empresas, los contactos y los sitios que intervienen.
- Propuesta → Activa → Cerrada → Archivada
- Varios códigos por trabajo: el tuyo y el suyo
- Dividir y juntar sin perder un mensaje
- Empresas, contactos, proveedores y ubicaciones
#742615Confirmado
Halden & Co
Despliegue del 4.º trimestre · entrega 12–16 oct · 48.200 €
Una sola Referencia. Tu empresa decide si se llama proyecto, expediente, pedido o reserva.
- ClienteHalden & CoIngrid Halvorsen · responsable del proyecto
- Comunicación12 mensajesentre projects@ y finance@
- Documentos6 archivoscontrato, calendario, proforma
- Tareas y peticiones4 abiertas1 esperando a un proveedor
- Proveedor y dinero4.320 € por pagarVantage Supply · vence el 22 ago
- Equipo y fechasDaniel, Nora, Claraentrega el 12 oct
03
Lo que lo entiende
El contexto que la empresa ya tiene, convertido en respuestas.
Pregunta qué queda pendiente en un trabajo y la respuesta sale de los mensajes, tareas, documentos y movimientos que hay enganchados, enseñándote de dónde. Las sugerencias —un trabajo nuevo, una tarea, un vínculo, un importe— esperan en una pantalla de revisión, con la frase de la que salieron. Propone, decide una persona.
- Las respuestas citan el correo y los archivos de los que salen
- Solo dentro de lo que ya puede abrir cada uno
- Toda propuesta se revisa, nada se envía solo
- El correo funciona aunque la IA no
04
Lo que la gente hace con ello
Las herramientas que necesita un equipo, todas cargando con el trabajo del que salen.
Tareas con responsable y fecha, peticiones que llegan con el trabajo enganchado, suplencias cuando alguien falta, un calendario para todo lo que tiene fecha y documentos que salen de los propios registros. Las reglas empujan lo rutinario, en el modo que elija el dueño.
- Mi trabajo: atrasado, hoy, esta semana, en espera
- Peticiones que llegan con referencia, cliente y archivos
- Plantillas que se rellenan con tus registros
- Reglas: seguro, revisarlo todo o automático
05
Desde donde se dirige la empresa
Un segundo espacio de trabajo, para dirigir en vez de ejecutar.
Finanzas, desde la factura que llegó por correo hasta que está pagada; el directorio de clientes y proveedores; departamentos y equipos; roles y permisos; el registro de auditoría e informes sobre lo que ya existe. Los módulos se encienden de uno en uno.
- Pagos, cobros, aprobaciones y remesas
- Departamentos, equipos, roles y permisos
- Registro de auditoría con el valor anterior
- Tipos de registro y vocabulario que pones tú
06
Lo que sale fuera
El espacio de trabajo, estirado hasta la gente para la que trabajas.
Una página con tu marca donde un cliente sigue su trabajo, lee lo que le has compartido, ve lo que debe y crea peticiones que entran en OVIOO por el trabajo correcto. Nada se ve si no lo has compartido a propósito, y revocarlo lo quita al momento.
- Tu nombre, tus colores y tus secciones
- Se comparte por objeto y se decide campo a campo
- Las peticiones entran como trabajo interno
- Los accesos de fuera nunca cuentan como usuarios
Debajo de las seis
Lo que no es tanto una funcionalidad como una forma de ser del sistema.
Coge la forma de tu empresa
La palabra para Referencia, los tipos de registro, los campos, los estados, los departamentos y quién llega a qué. Se define una vez y lo adoptan todas las pantallas.
El aislamiento está en la base de datos
Los espacios de trabajo se separan con seguridad a nivel de fila en Postgres, no con un filtro en el código. Los permisos que tocan el dinero, el gasto en IA o las altas se quedan con el dueño.
Nada pasa de forma anónima
Cada cambio deja constancia de quién lo hizo y qué había antes. Al borrar empieza un plazo de treinta días, y un espacio bloqueado puede seguir exportando sus datos.
Microsoft 365Google WorkspaceIMAP y SMTPAplicación de escritorio para Windows, macOS y Linux
Lo que sustituyen las seis capas
No es una lista de competidores. La comparación honesta es con el montaje que se inventa una buena empresa cuando nada encaja.
El apaño de hoy
Con OVIOO
El correo en un sitio y el trabajo en otro
Un mensaje se convierte en la tarea, el pago o el registro que lleva dentro
Un CRM al que alguien copia el correo los viernes
La ficha del cliente se monta con la propia correspondencia
Un árbol de carpetas que solo entiende una persona
Archivos en el trabajo, con la versión que recibió cada contacto
Una hoja de cálculo de quién debe qué y cuándo
Pagos y cobros en el trabajo que los generó
Una reunión semanal para descubrir qué está atascado
Avance y atascos leídos del trabajo según avanza
Contestar otra vez por correo a «¿cómo va esto?»
Un portal con tu marca, que enseña solo lo que has compartido
Lo que OVIOO no es
Un producto que solo se define por lo que añade no hay quien lo valore. Estos son sus límites, dichos claro.
01
No sustituye a tu programa de contabilidad
Se ocupa del tramo anterior a la gestoría: el documento llega, se lee, se asocia a un trabajo, se comprueba que no esté duplicado ni haya cambiado la cuenta bancaria, se aprueba y se sigue hasta el pago, guardando la prueba de todo. No lleva partida doble, ni modelos de IVA, ni conciliación bancaria.
02
No es un gestor de proyectos
Hay tareas, responsables, fechas y checklists, porque el trabajo que llega por correo tiene que ir a alguna parte. No hay puntos de historia, ni gráficos de avance, ni Gantt, ni reparto de recursos. Si tu problema es planificar y no conectar, esta no es la herramienta.
03
No es una plataforma de marketing ni de automatización de ventas
Sin secuencias, sin campañas por goteo, sin puntuación de leads, sin previsiones ponderadas. Ni siquiera puede escribir a un cliente por su cuenta: cada mensaje sale porque alguien le da a enviar.
04
No es control de empleados
Los informes de dirección cubren la actividad de negocio dentro de OVIOO: trabajos que avanzan, correo atendido, documentos creados. Sin capturas de pantalla, sin teclas pulsadas, sin contadores de inactividad, sin ubicación y sin nada de fuera del producto. Ese límite no se puede configurar.
05
No es un agente autónomo
La IA propone, decide una persona. No puede enviar, borrar, archivar, compartir ni enganchar nada en tu nombre. Si se acaba el saldo o el modelo no responde, lo dice claro, y el correo, las referencias, las tareas, los documentos y la búsqueda siguen funcionando.
06
No es un proyecto de migración
No hay que importar nada antes y no se redirige ningún correo. Conectas un buzón y el historial ya se puede buscar; la estructura aparece según entra correo nuevo. Y al desconectarlo, cada buzón se queda tal cual estaba.
Antes de seguir
Por un buzón compartido. El historial se puede buscar enseguida y la estructura aparece con la siguiente semana de correo: referencias propuestas y confirmadas, tareas nacidas de peticiones reales, documentos archivados en su trabajo. Los módulos de Business siguen apagados hasta que haya un motivo para encender alguno.
El espacio de trabajo —correo, referencias, tareas, documentos, búsqueda y suplencias— es lo que recibe toda empresa. La capa Business, el portal de cliente y los módulos de finanzas los enciende el dueño, de uno en uno y cuando le hagan falta.
Los buzones se dan persona a persona. Un archivo lo alcanza quien alcanza el trabajo del que forma parte. El espacio Business sigue a tus departamentos, y los permisos que tocan el dinero, el gasto en IA, conectar buzones o dar de alta a alguien se los reserva el dueño y los concede a un administrador cada vez. El acceso lo impone la base de datos, no la interfaz escondiendo cosas.
Una conexión OAuth para Microsoft 365 o Google Workspace, o un servidor, un puerto y una contraseña para IMAP normal. Sin tocar los MX, sin redirigir correo, sin verificar dominios y sin ningún servidor vuestro que mantener. La aplicación de escritorio se instala en Windows, macOS y Linux.
El correo nunca se movió, así que los buzones se quedan intactos. Los registros y los documentos se pueden exportar, y lo que borra algo pasa antes por un plazo de treinta días en vez de quitarlo al momento.
Míralo con tu propio correo.
Conecta un buzón y mira aparecer la estructura sobre tu trabajo de verdad, no sobre datos de demostración.