OVIOO AIReglas que leen el correo para que no tengas que hacerlo tú.
Una regla vigila algo en el correo y hace algo con ello: una etiqueta, una tarea, un checklist, una cola. Los miembros proponen reglas; el dueño y los administradores las encienden. Y tres modos deciden cuánto puede hacer una regla sin preguntar.
- Mover aRetrasos ▾⠿
- Etiquetarproveedor ▾⠿
- Avisar aOperaciones ▾⠿
- + añadir acción
Qué vigila una regla.
Desde el editor, por orden.
Palabras clave
Palabras o frases en el asunto o en el cuerpo. «Escribe una palabra y pulsa Intro». Coincidencia a secas, sin modelo.
Remitente, buzón y estado de la referencia
Correo de un dominio, a una dirección compartida, sobre una referencia que acaba de confirmarse: las condiciones que operaciones usa de verdad.
Reconocer por significado
Desde el plan Business, una regla también puede reconocer por significado: «esto es una proforma», «esto pide un documento». La regla lo indica, y gasta créditos.
Qué hace una regla.
Cuatro acciones. Ninguna envía un correo.
Etiquetarlo
Escribes la etiqueta y pulsas Intro. Las etiquetas viajan con el correo y con la referencia.
Crear una tarea
«Lo que alguien tiene que hacer», para una persona o un departamento, con una fecha contada desde el correo.
Arrancar un checklist
Le pones nombre —«Servir el pedido»— y enumeras los pasos: «qué tiene que pasar», «hecho cuando…» y cuántos días puede llevar cada uno. OVIOO vigila el correo esperando esa condición y marca el paso en cuanto la ve.
Mandarlo a alguien
Una proforma a la cola de Finanzas, una petición a un departamento, un documento a su estantería. Ninguna regla manda nunca nada fuera de la empresa.
Tres modos. El riesgo lo eliges tú.
Cada regla lleva un modo. Seguro actúa solo sobre lo que no tiene duda y aparca el resto en Revisión; Revisarlo todo lo aparca todo; Automático actúa siempre que hay coincidencia. Puedes cambiar el modo cuando quieras y el historial de la regla se queda.
Dos pantallas cierran el círculo. «Pendiente de revisar» lista lo que habrían hecho las reglas y te deja aprobar o descartar cada coincidencia con su prueba delante. «Qué han hecho las reglas» es el registro: qué regla, qué correo, qué acción, cuándo, y un botón de deshacer.
- Seguro Solo actúa cuando no hay dudaLo que coincide sin margen de error se ejecuta; lo que ha decidido un modelo espera en Revisión. Es lo que viene puesto.
- Revisarlo todo No pasa nada hasta que lo apruebasTodo espera a una persona, coincida como coincida. Para las primeras semanas, o para las reglas que tocan dinero.
- Automático Actúa siempre que hay coincidenciaLas etiquetas, las tareas y los checklists se aplican según entra el correo. Siguen saliendo en «Qué han hecho las reglas» y se siguen pudiendo deshacer.
Los checklists: la regla que no se para.
Un trabajo confirmado no es una acción: son seis pasos a lo largo de tres semanas. Un checklist es una regla que lo acompaña hasta el final.
- hechoConfirmar el proveedorHecho cuando… Vantage lo confirme por correo3 días
- hechoEnviar el calendarioHecho cuando… el calendario llegue a Castellane SA5 días
- esperandoRecoger los requisitosHecho cuando… llegue la lista de Halden & Co10 días
- abiertoEmitir el papeleoHecho cuando… se cree el documento en la referencia2 días
- abiertoEnviar el dosier de entregaHecho cuando… se envíe al responsable del proyecto2 días
Cómo se comporta una regla
Automatizar solo merece la pena si puedes preverlo, verlo y deshacerlo.
Las reglas saben de qué trabajo va un mensaje
Eso es lo que lo separa de un filtro de bandeja de entrada. Una regla puede actuar sobre el hecho de que el mensaje va de un trabajo confirmado, lo manda esta empresa y pide esto, y no solo sobre que el asunto lleve una palabra. Por eso lo que hace después merece la pena.
Tres modos, y viene puesto el Seguro
Seguro actúa solo cuando la coincidencia era exacta y retiene lo que haya decidido un modelo. Revisarlo todo retiene todo, que es donde pasan sus primeras semanas casi todos los equipos y donde suelen quedarse las reglas que tocan dinero. Automático se aplica según entra el correo. Los tres dejan registro.
Dos pantallas cierran el círculo
Una enseña lo que está pendiente de revisar, con la prueba de por qué coincidió. La otra es el registro de lo que hizo cada regla, con un botón de deshacer. Una regla que no puedes auditar es una regla que acabarás apagando.
Palabras, no sintaxis
Las condiciones son frases normales y desplegables: sin expresiones regulares, sin programar y sin lenguajes de consulta. Quien entiende la operación tiene que poder escribir la regla.
Los checklists son una regla que no se para
Casi toda automatización salta una vez y se olvida. Un checklist acompaña al trabajo tres semanas: cada paso dice qué tiene que pasar, cuándo se da por hecho y cuánto puede tardar, y vigila el correo esperando lo que lo cierra.
Lo que una regla no puede hacer nunca
No puede enviar un mensaje, borrar nada ni compartir un registro fuera de la empresa. Como mucho ordena, propone, reparte y avisa, y todo eso se puede deshacer.
Dudas razonables
La primera regla útil suele salir la primera semana, porque las condiciones son cosas que ya decís en voz alta: las proformas de proveedor van a finanzas, los avisos de retraso se etiquetan y van al puesto de operaciones. No hay nada que modelar antes.
El registro te enseña qué hizo y lo deshace. Y antes de eso, el modo Revisarlo todo hace que no haga nada hasta que apruebes cada coincidencia, que es como lo tienen casi todos los equipos mientras aprenden qué va a pillar cada regla.
Pueden mandar un documento a finanzas y crear un pago pendiente para que se revise. No pueden aprobar, programar ni hacer un pago. Aprobar sigue tus propios límites y lo hace una persona, siempre.
Las reglas se ejecutan según se procesa el correo. Con Microsoft y Google eso pasa en el servidor, sin parar. Con IMAP normal depende de que haya un conector en marcha, y va dentro de la aplicación de escritorio: pasa mientras alguien tenga OVIOO abierto.
Míralo alrededor de tu propio buzón.
Conecta el correo que ya tienes y mira aparecer la estructura. La prueba cubre a toda la organización.