OVIOO AIArchivos, ordenados por trabajo. Papeleo, hecho con el trabajo.
En Documentos se guardan los adjuntos, se crean confirmaciones y facturas con tus propias plantillas, y se vuelve a encontrar la versión exacta que recibió cada contacto.
- 742615EnviadosRequirements_FINAL.xlsxEnviada a Vantage · 18 ago
- 742615AntiguaRequirements_v2.xlsxSustituida el 18 ago
- 742580BorradorRequirements_Riverside.xlsxBorrador · 22 ago
- 742691EnviadosRequirements_Castellane.xlsxEnviada el 12 ago
Siete estanterías, más los formularios.
La pantalla de Documentos coloca lo que guarda la empresa en estanterías que el negocio reconoce, y aparte lista los PDF rellenables que ha ido encontrando.
Tus plantillas, rellenadas con tus registros.
Ningún documento se teclea dos veces. El motor ata un PDF que ya usas a la referencia, la empresa, el contacto y la persona que tienes delante.
Plantilla + datos del registro = documento hecho
Sube el PDF que ya usas: la confirmación, el impreso de pedido, el diseño de la factura. En el editor, cada casilla recibe un origen: reference.code, company.address, contact.email, employee.name, date.today. Aquí no hay ni pizca de IA: los valores salen de los registros.
Prerrellenado, marcado y editable
Abres el generador en una referencia y cada casilla que el servidor sabe contestar llega rellena y señalada. Cambias lo que quieras antes de crear el archivo. Y un patrón como {{reference.code}} – {{reference.title}} le pone el nombre por ti.
De dónde sale cada cosa, y las versiones
Cada documento generado apunta de dónde salió cada valor. Si lo vuelves a generar, el archivo nuevo pasa a ser la versión dos; el historial no se toca, y la versión que se le mandó a un contacto sigue siendo esa.
| Casilla del PDF | Origen | En la #742615 sale |
|---|---|---|
| Número de documento | reference.code | #742615 |
| Cliente | reference.title | Halden & Co |
| Proveedor | company.name | Castellane SA |
| Dirección del proveedor | company.address | Carrer de Mallorca 12, Barcelona |
| Contacto del cliente | contact.email | i.halvorsen@halden.example |
| Emitido por | employee.name | Daniel Moreau |
| Fecha | date.today | 19 ago 2026 |
La versión que de verdad recibieron.
Cuando un proveedor vuelve a pedirte la lista de requisitos, la ventana de respuesta ya sabe qué archivo le mandaste y cuándo. Lo adjuntas con un clic y la referencia se apunta el reenvío. «Buscar un archivo» mira a la vez en las referencias, en Documentos y en los archivos de la empresa, y solo te enseña lo que puedes ver.
Los adjuntos caen en la referencia a la que va su correo, así que una factura que llega por un trabajo está en el trabajo y en Finanzas, sin que nadie la mueva.
- Requirements_FINAL.xlsxEnviado a Vantage · 18 ago 2026 · Referencia #742615Adjuntar
- DeliverySchedule_v3.xlsxEnviado a Castellane · 17 ago 2026 · Referencia #742615Adjuntar
- Invoice_742615.pdfYa se le envió a este contacto · DocumentosAdjuntar
Archivos de empresa: acotados al trabajo.
Los archivos viven en OVIOO. Todo adjunto que llega se indexa y se puede buscar, y un archivo guardado en una referencia lo alcanzan exactamente los mismos que alcanzan esa referencia. Así un documento no necesita su propio sistema de permisos encima del trabajo al que pertenece.
A un archivo se le puede apuntar una ubicación externa, para que el equipo tenga una sola dirección para él. Leer de Google Drive, OneDrive y SharePoint está previsto pero todavía no está: hoy los archivos están aquí, y los ámbitos de carpeta que trae un origen externo llegarán con él.
La conecta el dueño una vez. Nadie inicia sesión dos veces, y el acceso se da por ámbitos.
Hola, Adrián, claro: te adjunto nuestro acuerdo vigente para las rutas nuevas…
Cómo se comportan los documentos
Las dos preguntas que importan: ¿puedo encontrar el archivo exacto que tienen ellos, y salió del registro?
Se guarda la versión que se envió
No el archivo más nuevo con un nombre parecido, sino el que salió de verdad, con su fecha y su destinatario. Cuando un cliente dice «en vuestro documento ponía», ese documento está a un clic y no hay que reconstruirlo.
Las plantillas son tus propios PDF
Subes el diseño que ya usas y marcas los campos que OVIOO puede rellenar: tu referencia, la razón social y la dirección, las fechas, los importes y el contacto. No se rediseña nada ni se te impone ningún estilo.
Se rellena con el registro, no con el archivo del mes pasado
El documento peligroso es el que se hace copiando el anterior y cambiando los nombres, porque se queda con todo lo que se te pasó. Generarlo desde el registro hace imposible que la dirección del cliente equivocado sobreviva en este.
Todo cae en el trabajo
Los adjuntos que llegan, los documentos que creas y los archivos que compartes están todos en la referencia a la que van, así que el archivo y el motivo por el que existe nunca están en sistemas distintos.
Lo alcanza quien alcanza el trabajo
Un archivo lo ven quienes pueden abrir el trabajo al que pertenece. No hay un segundo sistema de permisos que se pueda desincronizar, y las sugerencias solo ofrecen archivos que esa persona ya puede abrir.
Lo borrado se recupera
Lo que borra algo pasa por un plazo de treinta días en vez de quitarlo al momento. Un error a las 17:55 de un viernes no debería ser para siempre.
Dudas razonables
Para los archivos que van con un trabajo, sí: están mejor en el trabajo que en un árbol de carpetas que alguien tiene que cuidar. Los archivos generales que no son de nadie en concreto pueden quedarse donde están; la conexión con Drive está prevista pero todavía no está, y esta página lo dirá cuando cambie.
Puedes generar documentos con tus plantillas y los campos rellenados desde el registro: facturas, confirmaciones, impresos de pedido, hojas de encargo. No es un programa de contabilidad y no presenta tus cuentas: hace el documento y guarda la prueba.
No lleva firma electrónica. Los documentos se generan, se envían y se guardan con su historial de versiones; se firman donde ya firmas, y el archivo firmado vuelve al mismo registro.
Los adjuntos y los documentos generados se quedan con el registro. El cuerpo de los mensajes tiene un plazo de conservación que puedes ver y ajustar, que es lo que impide que el almacenamiento crezca sin freno dejando el mensaje indexado y localizable.
Míralo alrededor de tu propio buzón.
Conecta el correo que ya tienes y mira aparecer la estructura. La prueba cubre a toda la organización.